L'utilitaire à préparer pour 21 h 30, le nettoyage avant la remise de demain, le client à rappeler : chaque tâche devient un rappel avec importance, horaire et destinataire, lié au contrat ou au véhicule. Il contient sa propre discussion, et la cloche en haut prévient qui est de service.
Écrans réels du logiciel, pris en environnement de test avec des données inventées.
D'abord les échus, puis par importance : urgent en rouge, haute en orange, normale en bleu, basse en gris. Depuis chaque ligne vous ouvrez le contrat ou le véhicule lié, et prendre en charge ou clore se fait en un clic.
Ce qu'il faut faire, un message, l'importance et quand l'afficher : tout de suite, dans une heure, dans trois heures ou demain à 8 h. L'échéance est facultative ; le destinataire est une agence, un rôle, un collègue ou tout le monde.
Celui qui le reçoit répond juste en dessous : chaque message porte le nom et l'heure, et la liste des lectures dit qui l'a ouvert et quand. La conversation reste liée à la tâche au lieu de se perdre dans un groupe.
Départs sans véhicule, retours en retard, réparations prêtes, échéances d'assurance, de taxe et de contrôle technique, soldes à encaisser : les règles créent le rappel pour la bonne agence et le ferment quand la situation est réglée.
Le rappel apparaît à l'heure prévue à ceux qui doivent le voir, et reste jusqu'à ce que quelqu'un le ferme.
La cloche indique combien de rappels sont à lire et devient rouge si l'un est échu. Un rappel d'importance haute s'affiche 15 secondes ; un urgent ouvre une fenêtre qui ne se ferme qu'après confirmation de lecture.
En le prenant en charge, la tâche devient la vôtre et les collègues le voient. Si quelqu'un l'a pris avant, le logiciel le signale : pas deux agents sur le même utilitaire.
Le report le décale de 30 minutes, une heure, trois heures ou à demain 8 h, et à son retour il prévient à nouveau tous les destinataires. En le fermant vous pouvez noter un résultat.
Contrats, réservations, véhicules, réparations, immobilisations techniques, transferts internes et camions porte-voitures ont leur encadré de rappels : qui ouvre la fiche voit les passations qui la concernent.
Véhicule affecté, retour enregistré, solde encaissé : le rappel automatique encore ouvert se ferme tout seul ; s'il a été pris en charge, il reste au collègue. Une situation déjà traitée ne revient pas, et pour certaines règles un rappel échu que personne n'a pris monte en importance.
Restent l'auteur, qui l'a pris et qui l'a fermé avec l'heure, et qui l'a lu. L'auteur ne se modifie pas, et un rappel supprimé peut être restauré.
Non, et c'est voulu : la conversation est dans le rappel, liée à la tâche et au contrat ou au véhicule. Ce sont des messages texte avec nom, heure et liste des lectures ; il n'y a ni groupes ni pièces jointes. La cloche se met à jour chaque minute, et le rappel se recharge quand vous l'ouvrez.
Tous les agents, une agence, un rôle ou un collègue précis. Pour l'agence, c'est celle de votre connexion qui compte ; l'administrateur voit les rappels de toutes les agences.
Départ sans véhicule affecté, départ imminent, retour en retard, retours prévus pendant le service, réparation prête, immobilisation technique prolongée, échéance du véhicule (assurance, taxe, contrôle technique, pneus), véhicule attendu en agence, contrat clos avec solde à encaisser et enregistrement en ligne incomplet.
Oui, l'administrateur : pour chacune il choisit si elle est active, le seuil, l'importance, le texte, le destinataire et les agences, et peut la lancer tout de suite. Depuis la même page il peut réaffecter ou décaler plusieurs rappels à la fois.
Non. Ce sont des passations internes entre agents, qui restent dans la base de votre société ; les messages aux clients passent par d'autres fonctions du logiciel.
En démo, nous créons un rappel au comptoir et le suivons jusqu'au collègue qui le ferme.
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